Stammdaten
Ordnung im Datendschungel
Bei KWS kommen jede Menge Daten zusammen, die als Grundlage für unsere Geschäftsbeziehungen dienen. Verwaltet werden sie von einem interdisziplinären Team – auch mit dem Ziel, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu vereinheitlichen.
Es geht um Namen und Adressen, um Kontodaten und Steuernummern, um Verträge und verhandelte Preise, aber auch um Materialanforderungen, neue Sorten sowie Bedingungen für verschiedene Buchungskreise: „Stammdaten sind das Herzstück unseres Geschäfts“, sagt Evelyn Cubero Ruiz, Team Coordinator Master Data Management. Sie kommen in diversen Abteilungen zusammen, beispielsweise im Einkauf, in der Kreditorenbuchhaltung, im Finanzmanagement, in der Auftragsabwicklung, in der Produktion und in der Planung.
Der Vertrieb gewinnt eine neue Kundin? Dann müssen deren Daten im SAP-System angelegt werden. Der Einkauf verhandelt neue Preise mit einem Händler für Düngemittel? Dann muss der alte Datenbestand aktualisiert werden.
In unserem Master Data Management arbeiten Spezialistinnen und Spezialisten aus ganz unterschiedlichen Berufen.
Bis zu 150 Aufträge pro Tag
Das Team des Master Data Managements in Berlin kümmert sich darum, dass diese Angaben fehlerfrei gespeichert werden. Sobald jemand aus den Business Units oder unseren Finanz-Teams neue Daten schickt, wird für das zwanzigköpfige Team mit Mitgliedern aus sechzehn Ländern ein Ticket erstellt. Vierzig bis 150 solcher Aufträge sind es insgesamt pro Tag. Das Team prüft dann, ob die Daten vollständig und korrekt sind sowie unseren Richtlinien entsprechen. „Wir sind verantwortlich für die Qualität der Informationen und entscheiden, ob sie in SAP aufgenommen oder noch einmal angepasst werden müssen“, sagt Evelyn. Insgesamt geht es um Daten von Kundinnen und Kunden, aus Vertriebspartnerschaften, dem Einkauf sowie von internen Stakeholdern in den Produktionsanlagen und bei den Kulturarten. „Unsere Daten müssen gut gepflegt sein, damit wir als Unternehmen vertrauenswürdig sind.“
Das Team macht aber noch mehr: Als Bindeglied zwischen Finanzen und IT will es die Daten nutzbar machen, um Kolleginnen und Kollegen die Arbeit zu erleichtern. Als Beispiel nennt Evelyn ein System, das Rechnungsnummern automatisch einem Kundinnen- oder Kundenkonto zuweist. Vorteil: „Reibungslose Abläufe und keine falschen Zahlungen, Gebühren oder Sanktionen mehr.“ Zweites Beispiel: Verkäuferinnen und Verkäufer mussten Änderungen von Bankdaten früher aufwendig mit vielzähligen Belegen nachweisen. Jetzt bekommen sie eine E-Mail mit Sicherheitsmechanismen und müssen nicht mehr zu ihrer Bank gehen. Das verringert auch den Aufwand für unsere eigenen Mitarbeitenden.
Insgesamt arbeiten im Team zwanzig Kolleginnen und Kollegen aus sechzehn Ländern.
Standardlösungen mit Ausnahmen
Mit dem Programm S/4 Integrated Flow sollen die Prozesse durch Standardisierung und Automatisierung noch effektiver und besser nutzbar werden. Herausforderung: „Wir denken global, müssen aber auch spezielle Anforderungen der Kolleginnen und Kollegen vor Ort und der Business Units berücksichtigen. Dafür erarbeiten wir Standardlösungen mit spezifischen Ausnahmen.“
In ihrem Team arbeiten Spezialistinnen und Spezialisten für Datenverarbeitung, Programmierung, Buchhaltung, Ingenieurwesen, Betriebswirtschaft und Kommunikation. „Neugier und Liebe zum Detail sind wichtige Kriterien in unserem Job. Wir müssen neue Trends erkennen, in neuen Lösungen denken und dabei die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer im Blick behalten.“ Was Evelyn antreibt: „Ich mag die Zusammenarbeit aus solch unterschiedlichen Berufsfeldern und liebe es, anderen dabei zu helfen, Lösungen für ihre operativen Prozesse zu finden – und dass wir den Raum bekommen, neue Ideen zu entwickeln.“ |
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