Das Automatisierungskomitee berät bei allen Prozessautomatisierungen.
Programmierbare Lösungen
Zeit sparen, Kapazitäten gewinnen
Prozessautomatisierung macht manuelle Arbeit für bestimmte Arbeitsschritte überflüssig. Unsere Mitarbeitenden gewinnen dadurch Kapazitäten fürs Wesentliche, und KWS wird immer digitaler.
Was zunächst etwas sperrig klingt, ist tatsächlich eine große Hilfe im Arbeitsalltag: Statt händisch Hunderte Daten aus einer Excel-Liste in SAP zu übertragen, kann hier zum Beispiel ein Bot helfen. Der programmierte digitale Helfer lädt die Daten automatisch in eine andere Plattform und meldet sich nur, wenn ihm bestimmte Details fehlen.
Wer überlegt, ob auch in seinem oder ihrem Arbeitsalltag eine Automatisierung Sinn ergeben würde, kann sich für Ratschläge und Einschätzungen an das Automatisierungskomitee wenden. „In diesem Komitee wollen wir eine Hilfestellung bieten, um einschätzen zu können, ob eine Automatisierung sinnvoll ist und wie man sie umsetzen könnte“, erklärt René Westphal, Lead of Process Excellence and Digital Solutions. „Dafür gebe ich immer mit an die Hand: Prozesse standardisieren, digitalisieren und dann automatisieren – wenn es für einen Prozess zehn verschiedene Bearbeitungsvarianten gibt, wird die Automatisierung eher schwierig.“
„Wir bieten Hilfestellung.“
René Westphal
Vorabgespräch und abschließende Einschätzung
Möchte eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter oder eine Abteilung die Unterstützung des Teams, kann dafür ein Ticket eröffnet werden. Nach einem Vorabgespräch treffen sich dann René Westphal, Matthias Helmke und Entwicklerinnen oder Entwickler mit dem Antragsteller oder der Antragstellerin. „Wir wollen den Vorgang hier schnell und transparent halten“, erklärt René Westphal. „Am Ende geben wir eine Einschätzung ab – ob oder wie die Umsetzung erfolgt, entscheidet die Abteilung selbst. Aber so können wir gleich zu Beginn bei Problemen helfen, Fragen beantworten und mit unserer Expertise unterstützen.“
Der Vorteil? Die automatisierten Prozesse sparen viel Zeit und schaffen so mehr Kapazitäten für Mitarbeitende. Sie sind zudem weniger fehleranfällig – denn bei sich oft wiederholenden Tätigkeiten unterlaufen so auch keine kleineren Fehler durch Müdigkeit oder Ablenkung.
„Eine immer wiederkehrende Herausforderung für die Finanzabteilung des Global Transaction Centers war die Bearbeitung fehlender Kontoauszüge. Die Probleme wurden in der Regel während der monatlichen und vierteljährlichen Abschlüsse entdeckt, was viel zeitaufwendige manuelle Arbeit, Nacharbeit und ein hohes Risiko falscher Negativmeldungen aufgrund der großen Anzahl von Konten zur Folge hatte“, erzählt Sabine Brüggemann, Lead of Financial Management im Global Transaction Center. „Mit einem Bot, der uns benachrichtigt, wenn ein Kontoauszug fehlt, kann unser Team Probleme proaktiv angehen und die manuelle Arbeit minimieren.“ |
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Info
Hackathon
Die Kolleginnen und Kollegen des Process-Excellence-Teams und aus der Global IT veranstalten im April ihren nächsten Hackathon – ein Coding-Event, das Computerprogrammiererinnen und -programmierer sowie andere Interessierte zusammenbringt, um in kurzer Zeit ein neues Softwareprogramm zu entwickeln oder einen Prozess zu optimieren. Beim Hackathon im September konnten in nur zwei Tagen vier Prozesse aus der KWS Welt in den Teams automatisiert werden! |
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