Die Einführung der neuen Bestellplattform Central Procurement Hub (CPH) für KWS SAAT SE & Co. KGaA und KWS LOCHOW GMBH in Deutschland war die Feuertaufe für die neuen Beschaffungsdienstleistungen der KWS. Das zentrale Beschaffungsteam, bestehend aus den Expert Hubs Procurement und dem GTC Procurement, ist seit Gründung Ende 2018 von fünf auf 45 Kollegen angewachsen.

Mit dem Aufbau des Teams richtete sich auch unsere strategische Einkaufsstrategie inklusive der Plattformen und Prozesse neu aus: Seit Anfang 2020 hat die KWS ihre erste weltweit gültige Beschaffungsrichtlinie (siehe „11 Prinzipien des Einkaufs“), parallel ergänzt um die neue Bestellplattform CPH. Auf dieser Basis steuert das Team jetzt die globalen Beschaffungsaktivitäten von KWS.

Und diese Aktivitäten wachsen schnell. Während KWS im Jahr 2009 rund 300 Millionen Euro für externe Produkte und Dienstleistungen ausgab, war es 2019 fast doppelt so viel. Mit steigendem Wert nahmen sowohl die Nachfrage nach Transparenz und abgestimmter Beschaffung als auch die Compliance-Anforderungen zu.

Daher laufen Einkäufe jetzt einheitlich über GLOBE Procurement. Mit Erfolg: Die Einsparungen allein in den letzten zwölf Monaten betrugen bereits mehr als 4,5 Millionen Euro. Das GTC-Team bearbeitet alle Bestellungen für nicht bestandsgeführte Produkte zentral über CPH – von der ersten Kaufanfrage bis zum möglichen Beschwerdemanagement. Die drei Expert Hubs Procurement (mehr Infos: siehe Onlineverweis) übernehmen für KWS Unternehmen auf der ganzen Welt die Beratung beim strategischen Einkauf, verhandeln umfangreiche Verträge und harmonisieren das weltweite Lieferantensystem.

Zehn Länder nutzen das Spektrum der Beschaffungsdienstleistungen bereits. Einschließlich aller deutschen KWS Unternehmen hat somit schon mehr als die Hälfte der weltweiten Mitarbeiter Zugang zur neuen Plattform Central Procurement Hub, über die derzeit mehr als 75 Einkaufsanfragen pro Tag abgewickelt werden. Allein in den ersten vier Monaten 2020 belief sich der Wert der über CPH abgewickelten Bestellungen auf über 50 Millionen Euro.

Mit sechs Klicks zur Bestellung

Die neue Bestellplattform zu verstehen benötigt zwar ein wenig Zeit und individuelle Anpassung, aber die Vorteile überwiegen. Das System ist auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten und ermöglicht durch seine verbundenen Kataloge wie Amazon Business oder Mercateo ein modernes digitales Einkaufserlebnis. Bestellungen brauchen im besten Fall nur sechs Klicks.

Doch in einer solch frühen Phase der Systemeinführung stolpern Kollegen natürlich noch über die eine oder andere Kinderkrankheit. Maik Müller, Head of GTC Procurement and IT: „688 aktive Benutzer sind bereits ein guter Indikator für die Akzeptanz der Plattform. Wir wissen aber auch, dass noch nicht alles einwandfrei funktioniert. Daher nehmen wir Feedback unserer Kollegen sehr ernst und arbeiten eng mit SAP zusammen, um Probleme zu beheben.“ Gleichzeitig lernt das Beschaffungsteam selbst hinzu. Monatlich verbessern Updates und neue Funktionen die Systemstabilität und Benutzerfreundlichkeit.

Ab Sommer geht das System gemeinsam mit den ONEGLOBE-Transitionen auch in Osteuropa an den Start. Wenn dort die letzten Transitionen in Europa Anfang 2021 abgeschlossen werden, lernen diese Kollegen ein neues, inzwischen stabiles Beschaffungssystem kennen. |