Datenschutz betrifft uns alle

Warum ist Datenschutz wichtig für KWS?

Zunächst einmal: Die Grundsätze der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) spiegeln unsere Unternehmenswerte wider. Alle Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner können sich darauf verlassen, dass wir ihre persönlichen Daten mit größter Sorgfalt behandeln und vertraulich und sicher aufbewahren.

Die neuen Gesetze haben den Verwaltungsaufwand jedoch drastisch erhöht. Die Spielregeln haben sich dramatisch verändert.

Was ist unsere Antwort auf diese Herausforderung?

Damit alle Mitarbeiter die DSGVO einfacher umsetzen können, hat das Group Compliance Office (GCO) ein neues Tool entwickelt: das Data Protection Management System (DPMS). Das Sharepoint-Tool ist in den Intranet-Anwendungen unter dem Menüpunkt „Compliance“ und unter „Mehr Applications“ (letzte der aufgeführten Anwendungen) zu finden.

Welche Unterstützung bietet das Data Protection Management System?

In der Rubrik FAQ gibt es Antworten auf Fragen wie „Was muss ich in XYZ-Situationen tun?“. Im Glossar sind die wichtigsten Definitionen zu finden – zum Beispiel, wie genau „persönliche Daten“ definiert sind. Zudem führen Anleitungen, Checklisten und Arbeitsanweisungen durch den Datenschutzdschungel.

Mitarbeiter, die gesetzliche Vorgaben umsetzen und handhaben müssen, finden hier speziell zugeschnittene Checklisten, Informationstools, Vorlagen, Dokumentationsplattformen und Hilfe bei speziellen Fragen.

Das Tool soll auf einfache Weise dabei unterstützen, die Anforderungen des Datenschutzes in der täglichen Praxis umzusetzen. Gut zu wissen: Das Tool wächst mit der Unterstützung seiner Nutzer. Ist etwas unklar oder fehlt, wird das GCO entsprechend der Bedürfnisse zusätzliche Inhalte bereitstellen.

Verantwortungsbereiche

Welche Mitarbeiter kommen mit Datenschutzthemen in Berührung?

Datenschutz betrifft uns alle, weil fast jeder Mitarbeiter personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, Telefonnummern, Geburtstage, Bankverbindungen, Gehälter, Arbeitsverhältnisse – kurz: Daten, die einer Person zugeordnet werden können – verarbeitet. Fast jeder Mitarbeiter muss sich in seiner täglichen Arbeit mit Datenschutzaspekten auseinandersetzen – sei es im Kontakt mit Kunden, in der Personalabteilung oder im Besuchermanagement. Kurzum: In allen Fällen, in denen personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden, ist besondere Sorgfalt geboten. Personal-, Vertriebs- und Marketingabteilungen verarbeiten in der Regel die meisten personenbezogenen Daten. Daher müssen sie bei ihrer täglichen Arbeit ein Höchstmaß an Sorgfalt walten lassen.

Was sind die Konsequenzen, wenn Mitarbeiter die DSGVO missachten?

Das Gesetz sieht sehr hohe Bußgelder vor, die zwei bis vier Prozent des weltweiten KWS Umsatzes betragen können. Darüber hinaus können auch die Mitarbeiter selbst mit Bußgeldern belegt werden.

Noch einmal: Geht es bei der DSGVO nur um personenbezogene Daten

Ja. Der Umgang mit Know-how-Daten (Forschungsergebnisse, Marktstrategien, …) oder Unternehmensdaten hat nichts mit dem Datenschutzgesetz zu tun – die DSGVO beschäftigt sich ausschließlich mit personenbezogenen Daten. Aber natürlich sollten Mitarbeiter mit Unternehmensdaten genauso sensibel umgehen.

Wo gilt die DSGVO?

Nur in der Europäischen Union. Es ist allerdings abzusehen, dass andere Staaten ihre Datenschutzgesetze weiterentwickeln und einen vergleichbaren Ansatz zum Datenschutz umsetzen werden. Viele Länder haben dies bereits getan, beispielsweise Russland, China, die Türkei und Serbien.

Wird das KWS DPMS auch in anderen Ländern außerhalb der EU zur Verfügung stehen?

Wenn es sinnvoll ist, ja. Allerdings ist es erforderlich, jede Vorlage mit einem ortsansässigen Juristen durchzugehen und an die lokalen Gegebenheiten anzupassen. Deshalb steht das Tool außerhalb der EU noch nicht zur Verfügung. |