Strukturierter Einkauf
für bessere Ergebnisse

Vor drei Jahren hat die KWS begonnen, eine neue globale und zentrale Einkaufsstruktur einzuführen. Sie waren von Anfang an dabei. Was ist Ihre bisherige Bilanz?

Es liegt eine intensive Zeit hinter uns im Team Einkauf. Wir waren in der glücklichen Lage, dass uns sehr viele Kolleginnen und Kollegen detailliert in das Kerngeschäft und die einzelnen Facetten der Geschäftsbereiche und Funktionen eingeführt haben. Unser Team hat die Zeit genutzt, um im Detail zu verstehen, was wir weltweit wo und warum einkaufen und wie wir effektiv Einkaufsvolumen bündeln können. In den größten Einkaufskategorien haben wir Strategien entwickelt, die wir in enger Abstimmung mit den BU- und Forschungskolleginnen und -kollegen anwenden.

Parallel ist es den Kolleginnen und Kollegen des Global Transaction Centers, GTC, gelungen, gemeinsam mit uns ein zentrales Einkaufssystem für Nichtproduktionsmaterial aufzubauen. Inzwischen haben wir im Rahmen der GLOBE-Einführung in Europa und Nordamerika alle KWS Standorte zwischen Tangent in den USA und ­Lipezk in Russland angeschlossen.

Kernelement der neuen Einkaufsstruktur ist der Central Procurement Hub (CPH). Wie läuft die Plattform derzeit?

KWS war einer der ersten SAP-Kunden, die den Central Procurement Hub eingesetzt haben. Anfangs hatten wir daher einige Kinderkrankheiten, die viele Kolleginnen und Kollegen bis in den Arbeitsalltag hinein gespürt haben. Gemeinsam mit SAP ist es uns aber gelungen, das System deutlich zu verbessern und neue Funktionalitäten zu integrieren.

Zum Beispiel?

Besonders die Anbindung von Katalogen verschiedener Lieferanten macht die Nutzung für die meisten Fälle – vor allem bei den indirekten Materialien – schnell und komfortabel. Auch konnten wir einige komplexere Elemente unseres Einkaufsprozesses vom Anwender wegverlagern. Diese Aufgaben schultern nun die Kolleginnen und Kollegen im GTC. Sie kennen das System besser und haben teils eigene technische Lösungen geschaffen, um Arbeitsabläufe zu erleichtern. Nach wie vor können wir aber nicht alle Einkaufsvorgänge im System abbilden. Wir arbeiten daher daran, weitere Fälle technisch abzudecken und zu vereinfachen, auch für Produktionsmaterial und Vermehrerverträge. Dies gelingt uns aktuell nur in kleinen Schritten, da wir ja zeitgleich die Einkaufsstruktur mit GLOBE in weiteren Ländern ausrollen.

Ihr Team pocht sehr aktiv darauf, Prozesse einzuhalten und den Einkauf früh einzubinden. Was ist der Hintergrund?

Wir haben die Bestellabwicklung bereits in einem ansehnlichen Grad automatisiert. Aktuell läuft die Hälfte unseres weltweiten indirekten Einkaufsvolumens über CPH. Unser Ziel ist es, diesen Anteil weiter zu steigern. Uns treibt dabei an, schädliche Konsequenzen von Einkaufsaktivitäten außerhalb unserer Systeme und Prozesse zu verhindern. Denn dann leidet die KWS! Mit unserer Arbeit stärken wir die Compliance im Unternehmen und schaffen Transparenz. Gleichzeitig erkennen und nutzen wir Einsparpotenziale über Team-, BU- und Ländergrenzen hinweg. Und wir etablieren ein professionelles Lieferantenmanagement. Oft führen beispielsweise Einkäufe ohne zentrale Bestellung zu abweichenden Zahlungszielen mit nicht planbaren Zahlungsverpflichtungen, der Verletzung von Rahmenverträgen oder einer Nichtnutzung von Volumenrabatten. Unsere Erfahrung zeigt, dass wir in einem strukturierten, vom Einkauf moderierten Anfrageprozess immer ein besseres Ergebnis erzielen können. Dieser teils zusätzliche Aufwand lohnt sich. Abweichungen von den bestehenden Prozessen wird es dabei immer geben. Sie müssen aber unbedingt die Ausnahme bleiben, denn dadurch entstehen teils hohe Prozesskosten.

Was sind bei der Weiterentwicklung des Einkaufs Ihre nächsten Schritte und Ziele?

Wir wollen weiter digitalisieren und automatisieren, Prozesskosten senken und unser weltweites Lieferantennetzwerk optimieren. Außerdem wollen wir besser verstehen, wie wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten gezielter und genauer über geplante Einkäufe und Abrufe informieren können und wie wir die Lieferketten enger verzahnen können. Das senkt wiederum die Kosten bei den Lieferanten und wird dadurch auch uns helfen. Durch neue Vereinbarungen, die uns direkter an die Originalhersteller bringen, können wir auch logistische Ströme neu denken. Partnerschaften werden es uns auch erleichtern, unsere Sorgfaltspflichten besser nachzukommen.

Ein weiteres, sehr aktuelles Thema ist natürlich die Nachhaltigkeit. Da beschäftigen wir uns insbesondere mit der Dekarbonisierung unserer Lieferketten, also der Reduzierung von CO2 über die Grenzen unseres Unternehmens hinaus. Neben dem Effekt für die Umwelt sehen wir darin auch eine Möglichkeit, unsere künftigen Kosten entscheidend zu beeinflussen. Denn schon heute sind etwa zwanzig Prozent aller Einkäufe indirekt durch eine Besteuerung von CO2 betroffen – Tendenz steigend. |