Ihre Teams kümmern sich um unsere Steuerfragen weltweit: Delphine Keates (links) und Ana Donescu.
Finanzen
Team mit Geld-zurück-Garantie
Im Rahmen von GLOBE hat KWS viele Plattformen, Prozesse und Daten zentralisiert. Dies eröffnet auch neue Möglichkeiten bei Jahresabschlüssen und Steuererklärungen sowie Mehrwertsteuerrückerstattungen weltweit, erläutern unsere Steuerexpertinnen Delphine Keates und Ana Donescu.
Welche Aufgaben hat das GTC-GAT-Team?
Delphine Keates: Unser Team bietet allgemeine Buchhaltungs- sowie Steuer- und Bankdienstleistungen für alle Gesellschaften, die von GLOBE unterstützt werden. Das heißt, wir erstellen die Abschlüsse am Quartalsende und am Ende des Geschäftsjahres, wir managen die Anlagenbuchhaltung, achten darauf, dass Rückstellungen korrekt erstellt werden, und betreuen die Abgabe der lokalen Steuererklärungen für aktuell 64 Gesellschaften der KWS Gruppe. Dass Fremdleistungen korrekt gebucht werden und mit den Steuern und Gehältern der Kolleginnen und Kollegen weltweit alles glattgeht, gehört ebenfalls zu unseren Aufgaben.
Am 1. Oktober werden die letzten drei Länder auf GLOBE umgestellt. Wie weit ist das GTC-GAT-Team selbst diesbezüglich?
Delphine Keates: Wir sind gerade dabei, Argentinien, Chile und Peru als die letzten drei Länder bei uns zu integrieren. Damit wächst unser multikulturelles Team zu seiner endgültigen Größe heran. Wir haben zum Beispiel drei sehr erfahrene interne Kolleginnen und Kollegen aus den lokalen Serviceteams in Südamerika zu uns nach Berlin holen können. Ende dieses Jahres werden wir in unserer angestrebten Konstellation arbeiten. Dann sind alle KWS Länder abgedeckt und unser Team voll einsatzfähig.
Tax & Tax Compliance – was kann man sich unter diesem Begriff und diesem Team vorstellen?
Ana Donescu: Von Berlin aus kümmert sich unser Team um die ordnungsgemäßen Steuerberichte für aktuell 64 Tochtergesellschaften der KWS. Wir erstellen zum Beispiel die monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Steuererklärungen und reichen sie bei den Finanzbehörden ein. Und wir unterstützen bei Steuerprüfungen durch die lokalen Behörden.
Ihrem Team ist es unter anderem gelungen, lokale Mehrwertsteuern in erheblichem Umfang erstattet zu bekommen. Was steckt dahinter?
Ana Donescu: Steuern zurückzufordern ist ein komplexer Prozess, der nicht nur viele genaue Daten und eine ausgezeichnete Kommunikation mit den lokalen Behörden erfordert, sondern auch ein genaues Verständnis unserer Geschäftsaktivitäten vor Ort. Dieses Wissen brauchen wir, um zum Beispiel festzustellen, ob eine Steuerrückforderung überhaupt sinnvoll ist und wann sie beantragt werden sollte. Im Prinzip basiert dieser Prozess immer darauf, alle relevanten Transaktionen und die dazugehörigen Dokumente wie Rechnungen und Quittungen korrekt und lückenlos zu erfassen. Diese Unterlagen müssen dem Finanzamt unmittelbar nach der Steuererklärung vorliegen. Es kommt also auf Genauigkeit und schnelle Reaktion an.
Inwieweit hilft GLOBE dabei, mehr Mehrwertsteuer zurückzubekommen?
Ana Donescu: Mit der Umstellung auf GLOBE haben wir nun die Voraussetzungen, um in diesem Bereich wirklich voranzukommen: Wir haben alle Daten zentralisiert und über digitale Werkzeuge zugänglich gemacht. Wir haben lokale Marktexpertise und Sprachkenntnisse zusammengeführt. Und wir haben ein standardisiertes Verfahren etabliert, das die Ergebnisse der Steueranträge maximiert. Auf diese Weise wickeln wir nun den gesamten Prozess der Steuererstattung intern und mit der nötigen Schnelligkeit ab – vom Erfassen und Einreichen der Daten bis zum Austausch und der Nachbereitung mit den lokalen Behörden. Wir arbeiten sehr eng mit unseren Länderteams zusammen und haben ausgezeichnete Beziehungen zu den örtlichen Finanzämtern aufgebaut. Dieses Vertrauensverhältnis erleichtert nun auch das Erstattungsverfahren, je länger wir in einem Land tätig sind.
Um welche Summen geht es konkret, seit Sie das Verfahren eingeführt und optimiert haben?
Ana Donescu: In den letzten anderthalb Jahren haben wir in Frankreich, Russland und Serbien einen zweistelligen Millionenbetrag an Mehrwertsteuer zurückbekommen. Das sind erhebliche Beträge für unser lokales Geschäft, und es ist eine deutliche Steigerung verglichen mit der Zeit vor GLOBE. Deshalb analysieren wir jetzt weitere Märkte, um sie auf die gleiche Weise zu unterstützen. Wir haben das Verfahren gerade in Bulgarien eingeführt und suchen nach weiteren geeigneten Ländern – sei es aufgrund der Geschäftsstruktur oder wenn das Verfahren lohnenswert ist, weil es in einem Land große saisonale Schwankungen zwischen den Jahreszeiten gibt. Dort können wir dann ebenfalls einen erheblichen Beitrag leisten. |
Info
Delphine Keates kam 2012 zur KWS und leitete die Finanzabteilung im Service Center Mediterranean in Frankreich. Als 2014 das Service Center West gegründet wurde, zog sie nach Barcelona und baute dort ein neues Finanzteam auf. 2018 wechselte sie schließlich nach Berlin und leitet dort seitdem das Team General Ledger, Tax Compliance und Treasury (GAT) im neu geschaffenen Global Transaction Center.
Ana Donescu ist seit November 2019 bei KWS und hat mehr als 15 Jahre Steuererfahrung. 2020 übernahm sie die Leitung des Teams Tax & Tax Compliance mit 15 Kolleginnen und Kollegen, das 23 Länder betreut. |
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AskGLOBE@kws.com
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