Zukunftsfähigkeit durch
optimierte Prozesse

Das Process Excellence Team (PET) ist neu bei der KWS. Können Sie es kurz beschreiben?

Unser Team unterstützt die KWS in der kontinuierlichen Optimierung von Geschäftsprozessen. Wir wollen dazu beitragen, die Servicequalität zu verbessern, Kosten zu senken, die internen und externen Kunden noch stärker in den Fokus zu rücken. Effizienz sowie Lern- und Wandlungsfähigkeit sollen gesteigert werden.

Wir sind ein junges, gut eingespieltes Team mit umfangreichen Erfahrungen in den Bereichen Beratung, Prozessmanagement und Projektmanagement. Eine großartige Mischung, hoch motiviert und sich bewusst, dass exzellente Prozesse eine nie endende Aufgabe sind. Genau das ist der Motivator: Jede neue Herausforderung birgt Verbesserungspotenzial.

Warum ist die kontinuierliche Optimierung von Geschäftsprozessen so wichtig?

Die Optimierung ist Voraussetzung für die weitere erfolgreiche Entwicklung von KWS. Um heute und zukünftig auf globale Entwicklungen und organisatorische Veränderungen schnell und nachhaltig reagieren zu können, müssen unsere Prozesse flexibel, belastbar und vor allem auf die KWS Bedürfnisse abgestimmt sein – immer unter Einhaltung nationaler und internationaler Regularien und Standards. Dies ist ein langer Weg.

Wo stehen wir mit GLOBE?

GLOBE befindet sich durch die laufenden Transitionen noch in der Phase der Zentralisierung und Stabilisierung. Übergeordnetes Ziel ist es, Serviceleistung sicherzustellen, also so effektiv wie möglich die Kundenerwartungen zu erfüllen. Dies funktioniert nicht immer reibungslos, da neben der Serviceerbringung Transitionen anstehen, neue Systeme eingeführt und neue Kolleginnen und Kollegen eingearbeitet werden. Auch in der Prozesssteuerung gibt es noch viel zu tun.

Nach den Transitionen wird neben der Effektivität auch die Effizienz in den Fokus rücken, das heißt: zumindest gleicher Ertrag bei geringerem Aufwand, um die notwendige Stabilität zu erreichen. So können die eingesparten Ressourcen zielführend genutzt werden, um die Servicequalität zu erhöhen beziehungsweise die Serviceleistungen zu erweitern.

Wie unterstützt Ihr Team dabei?

Wir haben dieses Jahr als Basis ein umfassendes Business-Prozess-Management (BPM) eingeführt. Es befähigt die GLOBE-Funktionen, Geschäftsabläufe im Unternehmen zielorientiert zu gestalten, auszuführen, zu steuern, zu optimieren und zu automatisieren. Ein Meilenstein war die Digitalisierung der Prozessabläufe – 1.200 Services mit über 5.500 Aktivitäten –, wodurch nun Prozesse schnell und effizient analysiert, Optimierungen digital simuliert und basierend auf den Ergebnissen die besten Lösungen umgesetzt werden können.

Wie gehen Sie die Optimierung von Prozessen an?

Wenn wir für funktionsübergreifende Prozessverbesserungsprojekte als Moderator oder Projektleiter zur Verfügung stehen, bedienen wir uns verschiedener Prozessverbesserungs- und Exzellenzmethoden wie zum Beispiel Lean Management. Dahinter verbergen sich Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen zur effizienten Gestaltung von Wertschöpfungsketten und Prozessen.

Die Funktionen sind hierbei in der funktionalen Verantwortung und der inhaltlichen Expertenrolle, wir bringen unser Wissen zu Prozessmanagement und kontinuierlichen Verbesserungen ein.

Haben Sie ein Beispiel, wie das aussehen kann?

Der grundsätzliche Ablauf eines Optimierungsprojekts orientiert sich an bewährten Praktiken: Nachdem wir einen klaren Handlungsauftrag und Verbesserungsziele definiert haben, analysieren wir im ersten Schritt den aktuellen Prozess und identifizieren die Probleme und was diese verursacht. Dann entwickeln wir einen neuen Zielprozess und leiten die notwendigen Maßnahmen zur Implementierung wie zum Beispiel Systemharmonisierungen und Prozessautomatisierungen ab. Abschließend stellen wir sicher, dass diese auch umgesetzt und die anfänglich gesetzten Ziele erreicht werden.

Wie wichtig ist Standardisierung für die Prozessoptimierung?

Standardisierung ist wichtig, darf aber nicht als Selbstzweck verstanden werden. Standardisierung ist immer da einzusetzen, wo sie einen Mehrwert bringt, zum Beispiel um Komplexität zu reduzieren, Konformität zu sichern oder die Systemlandschaft zu harmonisieren. Gerade in der Vorbereitung zur genannten Prozessautomatisierung ist die Standardisierung ein elementarer Faktor.

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