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Robot Process Automation

Daten digital lesen –
Bot sei Dank

Unsere Maissaatgutproduktion setzt auf automatisierte Prozesse, um Produktionsdaten effizienter zu verarbeiten. Werner Kloiber erklärt, wie die neuen „digitalen Mitarbeiter“ dabei vorgehen.

Ein Mitarbeiter unserer europäischen Maissaatgutproduktion nahm 2019/2020 am International Development Program (IDP) der KWS teil. Das Thema seiner Gruppe innerhalb des Programms lautete Robot Process Automation (RPA). Die Technologie schien für uns vielversprechend und interessant zu sein. Kurzerhand kontaktierten wir „Lucy“, Xuan Lu (GTC-PET): Sie koordiniert die Aktivitäten zur Botprogrammierung bei KWS.

Mit „wir“ ist das Produktions- und Qualitätssicherungsteam der Abteilung für Maissaatgutproduktion (MA-P) gemeint. Unsere Abteilung koordiniert die Saatgutproduktion in 15 Ländern und stellt die Versorgung aller europäischen Maissaatgutmärkte sicher. Dabei entstehen große Datenmengen, die über Excel- oder PDF-Dateien, E-Mails und sogar noch in Papierform weiterverarbeitet werden. Eine unserer Aufgaben besteht darin, diese Zahlen und Dokumente in SAP, Datenbanken und diversen Berichten bereitzustellen. Denn ohne Daten, ohne Ergebnisse von Qualitätsprüfungen und ohne Zertifikate kann Saatgut letztlich nicht verwendet werden.

Die Entwicklung der Bots, die diese Prozesse automatisieren sollten, begann während des Corona-Lockdowns im späten Frühjahr 2020. Wir haben zwei Anwendungsfälle definiert.

Anwendungsfall 1:
Vollautomatisch von E-Mail über Excel-Datei zu SAP

Vermehrerorganisationen (VO) senden Ergebnisse von Qualitätsprüfungen in einer Excel-Datei als E-Mail-Anhang.

Jemand aus der Produktions- und Qualitätssicherung überprüft die Zahlen schnell visuell.

Wenn alles normal aussieht, wird die E-Mail in ein bestimmtes Postfach verschoben.

Der Bot findet diese E-Mail und öffnet die angehängte Excel-Datei.

Jede Zeile steht für eine Saatgutpartie mit Partienummer und Ergebnissen aus den Qualitätsprüfungen.

Der Bot sucht Partie für Partie in der SAP-Datenbank.

Er gibt die Qualitätsparameter ein und hat dabei auch die Option, die jeweilige SAP-Saatgutpartie zu sperren oder freizugeben.

Die Berichterstattung erfolgt innerhalb von MS Teams mit der Möglichkeit, im Falle von Fehlern eine E-Mail zu erhalten.

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Anwendungsfall 2:
Vollständig automatisiert von E-Mail über PDF-Datei zu Excel

Die Zertifizierungsstelle sendet Tausende von E-Mails mit einem Zertifikat im PDF-Format im Anhang.

Der Bot öffnet jede E-Mail, lädt die angehängte PDF-Datei, extrahiert die relevanten Informationen in eine große konsolidierte Excel-Datei und speichert jede PDF-Datei unter einem systematischen Dateinamen.

Die Ergebnisdatei und die Arbeitsberichte werden in MS Teams gespeichert.

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Die Vorteile von Bots

„Digitaler Mitarbeiter“ ist ein häufig verwendetes Synonym für einen Bot. Und es stimmt: Diese Bots können sich wiederholende Arbeiten wie ein Mensch erledigen, und das sogar schneller und besser, wenn wir nur klare Regeln für jeden Arbeitsschritt definieren können. Und sie können diese Arbeiten plattformübergreifend erledigen: in Outlook, Excel, Access, SAP und so weiter. Mit ihrer Hilfe können wir Arbeitsspitzen abbauen und Zeit für andere Tätigkeiten und für weiteres Wachstum gewinnen.

Was für normale Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gilt, das gilt auch für die Bots: Sie müssen sich stetig weiterentwickeln. Derzeit wird der Anwendungsfall 1 auf weitere Produzentenorganisationen ausgerollt. Wir sind gespannt, ob dieser Bot auch für andere Kulturarten hilfreich sein wird.

Ein neuer Bot, Anwendungsfall 3, stellt eine Synthese der anderen Anwendungsfälle dar und wird im Oktober startklar sein. Die RPA-Technologie sehen wir als leistungsstarke Bereicherung für unsere Produktions- und Qualitätssicherung. |

Kontakt:
Werner Kloiber
werner.kloiber@kws.com

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