Virtuelle Helfer

Microsoft Sharepoint, SAP, Salesforce, Okta: Manchmal ist es im Arbeitsalltag schwierig, die Übersicht über alle Programme und Anwendungen zu behalten. Antworten und Erklärvideos gibt es im IT-Channel unter IT-Channel.kws.com – und Hilfe von einem intelligenten Chatbot.

„Hallo, ich bin ME!, ein auf künstlicher Intelligenz basierender Bot!“, verkündet der kleine orange Helfer am rechten Seitenrand. Er berät auf der Webseite des IT-Channels bei Fragen und arbeitet fleißig daran, hilfreiche Tipps und Tricks weiterzugeben. ME!s Job ist dabei gar nicht so einfach: Im IT-Channel finden sich viele Informationen zu allen Anwendungen, die wir täglich nutzen. Diese Anwendungen ändern sich von Zeit zu Zeit natürlich auch, benötigen Updates oder werden durch andere Programme ersetzt. Um schnell zu einem bestimmten Thema zu kommen, können Anwenderinnen und Anwender klassisch die Navigation nutzen – oder sie nutzen seit Mitte Januar die Möglichkeit, direkt ME! zu fragen.

Möchte man beispielsweise wissen, wie Onedrive funktioniert, liefert der Bot nicht nur eine kurze Erklärung, sondern auch noch gleich die entsprechenden Links zu den Unterseiten und den Erklärvideos im IT-Channel, zu denen man dann direkt springen kann. „Den Bot haben wir auf Basis von OpenAI zusammen mit einem Partner entwickelt“, erzählt York Thielebeule aus der Global IT. „Jetzt sammeln wir Erfahrungen und schauen, wie ME! angenommen wird und wo wir noch nachschärfen müssen. Generell ließe sich der Bot dann auch noch in anderen Bereichen außer dem IT-Channel einsetzen.“

So hat jede Nutzerin und jeder Nutzer die Chance, per Selbstlernprogramm zu einem Profi zu werden: Denn im IT-Channel finden sich nicht nur Videos zu jeder der Micro­soft-­Apps, auch die monatlich stattfindenden Micro­soft-­Live-­Sessions in Teams (jeden dritten Donnerstag im Monat von 16:00 bis 16:30 Uhr) werden dort aufgezeichnet. In diesen erklärt ein Experte oder eine Expertin schnell und einfach neue Anwendungen in Microsoft 365 oder gibt nützliche Tipps. Wer sich lieber mit Kolleginnen und Kollegen austauscht, kann auch der Digital Community in Teams beitreten und dort nachfragen oder selbst Wissen weitergeben – so wachsen wir auch durch unseren Erfahrungsschatz immer weiter, ganz nach dem Motto „Grow your IT knowledge“! |

Zeitersparnis und mehr Sicherheit im Umgang mit Software: Der virtuelle Assistent WalkMe unterstützt direkt während des Arbeitens beim Umstieg auf unsere neuen SAP-Anwendungen.

Ob im Privaten oder im unternehmerischen Alltag: Stetiger Wandel geht nicht spurlos an uns vorbei. Er ist herausfordernd und vielleicht auch mal unangenehm – wie ein Muskel, der stetigen Reiz benötigt, um zu wachsen. Wir müssen uns dem Wandel stellen, um an der Spitze zu bleiben.

Ein konkretes Beispiel dafür ist unser S/4 Integrated Flow Business Transformation Program. Wir verfolgen damit das Ziel, Geschäftsprozesse bei KWS zu optimieren und unsere Anwendungssysteme effizienter zu gestalten. Was sich kompliziert anhört, bietet am Ende viele Vorteile für die tägliche Arbeit mit diversen SAP-Anwendungen – und macht unseren Arbeitsalltag einfacher.

Auch dies: ein Veränderungsprozess. Und wie beim Muskel: Hinterher sind wir stärker.

Um die Umstellung und die Bedienung der Anwendungen so einfach wie möglich zu gestalten, stellen wir für die wichtigsten Prozesse einen virtuellen Assistenten zur Verfügung: WalkMe. Der eine oder die andere kennt WalkMe bereits. Denn wir setzen den Assistenten seit einiger Zeit auch schon für andere Anwendungen ein. So unterstützt er im Central Procurement Hub zum Beispiel nach Bedarf bei Bestellungen.

WalkMe funktioniert wie ein GPS-Navigationssystem, das beim Fahren Anweisungen gibt, wie man von einem Punkt zum anderen kommt. Vergleichbar damit unterstützt der virtuelle Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und führt so durch die verschiedenen Prozesse in Softwareanwendungen.

Hierbei handelt es sich um neue Wege des (selbstständigen) Lernens mit direkter Unterstützung am Arbeitsplatz, und das in der Sprache der jeweiligen Softwareeinstellung. Zeitaufwendige Schulungen zu Programmen sind nicht mehr in dem bisherigen Umfang notwendig, das Lernen beschränkt sich direkt auf die Anwendung des konkreten Falls: Learning by doing! Das spart Zeit und minimiert Fehler, weil WalkMe sicherstellt, dass alle notwendigen Schritte eines Prozesses befolgt werden. Studien zeigen, dass sich Mitarbeitende so selbstbewusster in den Applikationen bewegen und schnelles Vertrauen in die Nutzung aufbauen. Zudem hilft es, Schwachstellen zu identifizieren und zu korrigieren – so können durch das Feedback Prozesse noch weiter optimiert werden!

Über die Integration von WalkMe unterstützen wir darüber hinaus mit Informationsmaterial in unserer Knowledge Base, außerdem mit umfangreicher Prozessdokumentation in Signavio und mit diversen Frage-­und-­Antwort-­Runden via MS Teams.

Mit Vertrauen in den Prozess – so entwickeln wir uns immer weiter! |