Global Transaction Center
Jeden Tag eine
Extrameile
Wo steht KWS mit GLOBE? Ein Gespräch mit Marcelo Repetto, Leiter des KWS Global Transaction Centers, über Herausforderungen und Erfolge.
Snapshot – In den ersten zehn Monaten 2020 hat GLOBE …
Ein Shared Services Center unter Corona-Bedingungen zu betreiben – wie funktioniert das?
Corona ist in der Tat eine echte Herausforderung, die uns jeden Tag einen Balanceakt abverlangt. Wir sorgen für Kontinuität im Geschäft – Rechnungen werden bezahlt, und freie Stellen werden besetzt. Gleichzeitig minimieren wir das Gesundheitsrisiko für unsere Mitarbeiter in Berlin. Und parallel treiben wir die Aufnahme weiterer KWS Tochtergesellschaften in GLOBE voran. So haben wir seit dem Sommer trotz Corona bereits Bulgarien, Kroatien, Ungarn, die Ukraine und zuletzt Serbien und Rumänien umgestellt.
Was enorm hilft, ist natürlich unsere IT-Ausstattung. Mit GLOBE und der Arbeit von Global IT verfügen wir über zahlreiche Werkzeuge und Systeme, die sicherstellen, dass wir unsere Leistungen ortsunabhängig bereitstellen können. Die wahre Grundlage für die Aufrechterhaltung unserer Services sind jedoch die GLOBE-Kollegen weltweit und unsere Mitarbeiter bei KWS Berlin. Ohne deren Beitrag und Anpassungsfähigkeit sowie die Extrameile, die diese Kollegen jeden Tag für KWS gehen, wären wir nicht in der Lage, unsere Unterstützung aufrechtzuerhalten.
Zur Person
Marcelo Repetto
Marcelo Repetto ist Leiter des KWS Global Transaction Centers in Berlin. Er kam 1992 als Controller in Teilzeit in Argentinien zu KWS. Seitdem hat er die internationale Expansion des Unternehmens in verschiedenen Funktionen unterstützt, zuletzt als Leiter des Service Centers Mediterranean, zunächst in Frankreich, dann in Barcelona. Schließlich zog Marcelo Repetto 2018 nach Berlin, um die Implementierung von GLOBE zu unterstützen. |
Wie weit ist der Aufbau des Global Transaction Centers?
Ich erinnere mich noch an meinen ersten Tag in Berlin. Das war gerade mal vor zweieinhalb Jahren, und die KWS Berlin bestand nur aus zwei Personen in einem leeren Büro am Leipziger Platz. Heute arbeiten mehr als 300 Kollegen in der Bülowstraße im Herzen Berlins in einem supermodernen Bürogebäude. Das GTC stellt dabei den größten Teil an Berliner Kollegen – 205 Mitarbeiter aus 37 Nationen, die 30 Sprachen sprechen. Diese Zahl steigt auch in den nächsten Monaten noch etwas weiter an, aber schon jetzt unterstützen unsere Kollegen 36 Tochtergesellschaften und fast 4000 Kollegen bei KWS weltweit. Wir werden bald die letzten KWS Gesellschaften in Europa umstellen.
Was sind momentan die wichtigsten Herausforderungen?
Während wir die ganze Bandbreite unserer Leistungen erbringen, arbeiten wir gleichzeitig an deutlichen Serviceverbesserungen, an besserer Kommunikation und den Transitionsthemen. Trotz aller Bemühungen, diese unterschiedlichen Aufgaben parallel zu stemmen, sehen wir natürlich immer noch Verbesserungsbedarf in den Bereichen Servicequalität, -orientierung und -standardisierung. Wir arbeiten hart daran, unsere Reaktionszeit für Tickets zu verkürzen, die Qualität und Zuverlässigkeit unserer Dienstleistungen von Rechnungszahlungen bis zur Vertragserstellung zu verbessern, und wir arbeiten an unserer Kommunikation mit unseren KWS Kollegen.
„Wir arbeiten hart daran,
unsere Reaktionszeit
für Tickets zu verkürzen.“
Marcelo Repetto
Mit vielen kleinen Verbesserungen haben wir schon einiges an Qualität erhöht. Die Arbeit an der Servicequalität braucht jedoch Zeit. Immerhin sprechen wir über rund 1000 verschiedene Prozesse. Viele von ihnen sind sehr komplex, und große Änderungen benötigen Zeit, um Prozesse zu etablieren und zu optimieren und eine gleichbleibende Qualität sicherzustellen.
Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Verbesserungen der GLOBE-Services in den letzten sechs bis zwölf Monaten?
Im Jahr 2020 konnten wir viele unserer Dienstleistungen verbessern – vom Quartalsabschluss über die Vertragserstellung bis hin zu Zahlungsprozessen. Mit diesen Verbesserungen setzen wir unsere Compliance-Regeln konsequenter um und haben Risiken reduziert, indem wir zum Beispiel bei vielen Transaktionen das Vieraugenprinzip anwenden. Wir haben unseren Rechnungsstau reduziert und die Anzahl der pünktlichen Zahlungen erhöht. Zusammen mit unseren Lieferanten haben wir die Anzahl der Papierrechnungen erheblich reduziert, sodass nun weniger Rechnungen verloren gehen. In der Personalabteilung konnten wir die Anzahl der Vertragstypen erheblich reduzieren und so viele mögliche Fehler bei der Vertragserstellung beseitigen. Und wir haben damit begonnen, einen globalen Payroll-Provider einzuführen. Wir haben Fortschritte bei unseren verschiedenen Vorlagen, SAP-Systemen, Datenqualität, Berichterstellung und mehr erzielt. Es war in der Tat ein arbeitsreiches Jahr in Berlin.
Wie schwierig ist es, mehr als 300 Berliner und Neuberliner in ein landwirtschaftliches Unternehmen zu integrieren?
Dies ist natürlich eine generelle Herausforderung für KWS, der wir uns gemeinsam stellen müssen. Vor etwas mehr als zwei Jahren haben wir mit einigen langjährigen KWS Mitarbeitern begonnen, KWS Berlin aufzubauen. Wir wachsen sehr schnell und stellen erfahrene Steuer- und Finanzexperten, Personalfachleute, Anwälte und viele mehr ein. Diese Kollegen kommen mit einem großen, oft internationalen Erfahrungsschatz, aber oft wenig oder gar keinem landwirtschaftlichen Hintergrund. GLOBE wird nur dann erfolgreich sein, wenn es uns gelingt, sie in die KWS mit unseren Werten, unserer stolzen Geschichte und Unternehmenskultur zu integrieren. Es ist natürlich schwierig, Onboarding-Initiativen unter den aktuellen Herausforderungen zu managen – aber alle unsere Kollegen hier geben ihr Bestes, und ich bewundere es sehr, wie viel Herzblut sie in die Entwicklung unserer gemeinsamen Organisation stecken. |
⬤ ONEGLOBEtrotter Podcast
Alle ONEGLOBEtrotter Podcasts sind über unser internes Streaming-Portal verfügbar. Zu den bislang zwei Episoden werden nach und nach neue hinzukommen.
Das Transition-Team lädt dazu ein, jederzeit Feedback zu GLOBE per E-Mail abzugeben:
AskGLOBE@kws.com
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